Tahapan AMI
Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di IPB merupakan bagian dari implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) yang dilaksanakan secara sistematis, terencana, dan berkelanjutan untuk memastikan ketercapaian standar mutu akademik pada program studi. Proses pelaksanaan AMI tidak hanya mencakup kegiatan audit, tetapi juga tindak lanjut melalui Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) dan Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit (MTLHA) sebagai bentuk pengendalian dan peningkatan mutu berkelanjutan. Tahapan pelaksanaan AMI diantaranya yaitu:
1. Persiapan dan Pengisian Data Kinerja Program Studi
Proses AMI diawali dengan Kantor Manajemen Mutu (KMM) yang mengirimkan surat kepada program studi untuk melakukan pengisian data capaian indikator kinerja dan Laporan Kinerja Program Studi (LKPS). Pada tahap ini, program studi melakukan pemutakhiran data dan pengisian dokumen sesuai periode pelaporan yang ditentukan.
2. Koordinasi Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Komisi Manajemen Mutu dan Akreditasi berkoordinasi dengan KMM untuk pelaksanaan AMI bidang akademik. Selanjutnya, KMM menetapkan auditor internal dan tim sekretariat pendukung melalui surat tugas pelaksanaan AMI yang ditandatangani oleh Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan.
3. Opening Meeting Audit Mutu Internal
KMM menyelenggarakan Opening Meeting dengan melibatkan pimpinan fakultas dan program studi untuk menyamakan persepsi, tujuan, ruang lingkup dan mekanisme pelaksanaan Audit Mutu Internal.
4. Pelaksanaan Audit Mutu Internal
Auditor internal melaksanakan audit melalui telaah dokumen, klarifikasi data capaian, serta verifikasi terhadap LKPS dan bukti pendukung lainnya bersama program studi. Tahap ini bertujuan untuk memastikan kesesuaian pelaksanaan akademik terhadap standar mutu yang telah ditetapkan.
5. Penyampaian Hasil Audit dan Penyusunan Laporan
Setelah proses audit selesai, auditor menyampaikan hasil Audit Mutu Internal kepada pimpinan program studi dan KMM. Selanjutnya, auditor bersama tim sekretariat menyusun laporan hasil audit sebagai dokumen resmi pelaksanaan AMI.
6. Distribusi Laporan dan Pelaporan kepada Pimpinan Universitas
KMM mendistribusikan laporan hasil audit kepada program studi sebagai dasar tindak lanjut perbaikan serta menyampaikan laporan kepada Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan.
7. Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)
Sebagai bentuk evaluasi tingkat institusi, KMM bersama Komisi Manajemen Mutu dan Akreditasi menyelenggarakan Rapat Tinjauan Manajemen (RTM) untuk melaporkan dan membahas seluruh hasil temuan audit, akar penyebab, rekomendasi perbaikan, serta strategi peningkatan mutu. Pelaksanaan RTM melibatkan pimpinan fakultas dan program studi, serta menghasilkan risalah RTM sebagai dokumen tindak lanjut institusi.
8. Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit (MTLHA)
KMM bersama Komisi Manajemen Mutu dan Akreditasi menyusun pelaksanaan Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit (MTLHA) untuk memastikan efektivitas perbaikan. Auditor dan tim sekretariat kembali ditugaskan melalui surat tugas yang ditandatangani oleh Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan. Pelaksanaan MTLHA diawali dengan Opening Meeting guna menyamakan persepsi pelaksanaan monitoring. Auditor kemudian melakukan klarifikasi kepada program studi terkait status tindak lanjut temuan audit, baik yang belum ditindaklanjuti, telah ditindaklanjuti namun belum efektif, maupun yang telah efektif dilaksanakan. Hasil monitoring disampaikan kepada pimpinan program studi dan KMM, kemudian dituangkan ke dalam laporan Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit (MTLHA) yang didistribusikan kepada program studi serta dilaporkan kepada Wakil Rektor Bidang Pendidikan dan Kemahasiswaan.
9. Peningkatan Mutu Berkelanjutan
Pelaksanaan AMI di IPB bersifat berkelanjutan. Hasil monitoring menjadi dasar evaluasi untuk pelaksanaan siklus audit berikutnya sebagai implementasi PPEPP (Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian, dan Peningkatan Standar) dalam Sistem Penjaminan Mutu Internal.
