Tugas Pokok :

Melaksanakan tugas teknis dan administrasi dalam proses pengembangan, penetapan dan pemenuhan standar mutu (penjaminan mutu) penyelenggaraan program dan kegiatan institut baik dalam bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat) maupun non akademik (administrasi dan manajemen) sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan.

Fungsi :

1.    Koordinasi dalam pengembangan sistem manajemen mutu dan standar mutu (penjaminan mutu) penyelenggaraan program dan kegiatan institut baik dalam bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pemberdayaan pada masyarakat) maupun non akademik (administrasi dan manajemen).
2.    Perencanaan, pengorganisasian dalam pemantauan dan evaluasi sistem penjaminan mutu.
3.    Mendorong, mendampingi dan mengawal persiapan serta pelaksanaan akreditasi dan sertifikasi.
4.    Mendokumentasikan hasil pelaksanaan penjaminan mutu penyelenggaraan program dan kegiatan unit IPB.

Beban Kerja (Penjaminan mutu akademik dan non akademik) :

1.    9 unit Fakultas.
2.    1 unit Sekolah Pascasarjana.
3.    37 unit Departemen.
4.    1 unit PPKU.
5.    1 unit Sekolah Vokasi dengan 16 PS Diploma Terapan (D4) dan 1 PS Diploma (D3).
6.    1 unit LPPM.
7.    12 Pusat penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.
8.    1 Unit Perpustakaan.
9.    University farm.
10.  UKK, UP Bahasa, dsb.
11.   Penugasan pimpinan.

Kedudukan Jabatan Dalam Struktur Organisasi

Tugas Pokok dan Fungsi Jabatan

Tugas pokok Kepala Kantor Manajemen Mutu adalah:
Memimpin, mengkoordinir dan mengelola kegiatan sistem penjaminan mutu baik pada bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat) maupun non akademik (Administrasi dan Manajemen).
Fungsi Kepala Kantor Manajemen Mutu adalah  :
1.    Mengkoordinasikan pengelolaan dan proses pelaksanaan kegiatan Sistem Penjaminan Mutu, meliputi perangkat mutu, akreditasi dan sertifikasi, dan  asesemen mutu internal bidang akademik  dan non akademik.
2.    Mengkoordinasikan kegiatan penyusunan perangkat mutu yang mencakup kebijakan mutu, standar mutu, sasaran mutu, prosedur operasional baku (POB), borang dan formulir.
3.    Mengkoordinasikan kegiatan yang mendorong proses akreditasi dan sertifikasi unit kerja pendidikan dan non pendidikan.
4.    Mengkoordinasikan kegiatan monitoring dan evaluasi di lingkungan IPB.
5.    Mengkoordinasikan pengelolaan administrasi umum dan administrasi kepegawaian Kantor Manajemen Mutu.

Rincian Tugas

A. TUGAS POKOK

1. Mengkoordinasikan pengelolaan kegiatan pengembangan sistem Manajemen Mutu.

1.1.  Menerima penugasan dan arahan dari Rektor dalam pengembangan sistem penjaminan mutu.

1.2.  Merencanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan penyusunan manual mutu, standar mutu, instrumen, indikator mutu, dan panduan pencapaian standar mutu.

1.3.  Merencanakan dan mengkoordinasikan pelaksanaan telaah peraturan dan persyaratan tentang akreditasi dan sertifikasi terhadap institut dan unit lain di lingkungan IPB.

1.4.  Menjaring dan mempelajari berbagai pandangan internal dan eksternal berkenaan dengan mutu IPB.

1.5.  Mengkoordinasikan administrasi kegiatan yang berkaitan dengan pengembangan sistem manajemen mutu IPB.

Peranan :

• Memberi penugasan dan arahan kepada Kepala Bidang dalam pengembangan dan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu.
• Mengawasi dan mengikuti pelaksanaan pengelolaan sistem manajemenmutu.

Indikator Prestasi :

·      Terkoordinasikannya pengelolaan pengembangan sistem penjaminanmutu.

·      Terbentuknya sistem manajemen mutu di IPB.

·      Terlaksananya program dan kegiatan sesuai dengan target pencapaiannya.

·      Adanya instrumen, standar mutu dan pedoman, indikator kinerja, POB dan manual mutu.

2.   Mengkoordinasikan pengelolaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu.

• Menerima penugasan dan arahan dari Rektor dalam pengelolaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu di IPB.
• Mengkoordinasikan sosialisasi tentang pelaksanaan sistem penjaminan mutu di unit kerja.
• Mengkoordinasikan dan  mengarahkan Kepala Bidang Pengembangan dan pelaksanaan penjaminan mutu, dan Staf dalam pelaksanaan manajemen mutu.

Peranan :

• Memberi penugasan dan arahan kepada Kepala Bidang dalam pengembangan dan pelaksananaan sistem penjaminan mutu.
• Mengawasi pengelolaan administrasi pelaksanaan sistem manajemen mutu.

Indikator Prestasi :

• Terkoordinasikannya pelaksanaan sistem penjaminan mutu di IPB.
• Adanya dokumen laporan pelaksanaan pelaksanaan sistem manajemen mutu.

3.   Mengkoordinasikan proses pengkajian penjaminan mutu terhadap hasil pemantauan, hasil audit mutu dan monev yang dilakukan oleh unit kerja lain di lingkungan IPB.  

• Menerima penugasan dan arahan dari Rektor dalam pengkajian terhadap hasil pengelolaan dan pelaksanaan penjaminan mutu.
• Mengkoordinasikan dan mengarahkan Kepala Bidang Akreditasi, Sertifikasi dan Pengkajian Penjaminan mutu dalam pelaksanaan kajian dan pelaporannya.
• Mengkoordinasikan kegiatan pengkajian penjaminan mutu dengan unit lain di lingkungan IPB.

Peranan :

• Memberi penugasan dan arahan kepada Kepala Bidang Akreditasi, Sertifikasi dan Pengkajian Penjaminan mutu.
• Mengawasi pengelolaan administrasi verifikasi dan pelaporan.

Indikator Prestasi :

• Terkoordinasikannya pelaksanaan pengkajian hasil-hasil audit dan monev.
• Terlaksananya kegiatan pelaksanaan pengkajian sesuai dengan waktunya.
• Adanya dokumen laporan pelaksanaan kajian.
• Dihasilkannya rekomendasi mengenai usulan kebijakan normatif dan kebijakan operasional yang perlu ditetapkan oleh Rektor, SA atau MWA.

4.   Mengkoordinasikan pengelolaan dan pelaksanaan ketata usahaan meliputi administrasi umum, administrasi keuangan, kesekretariatan dan administrasi kepegawaian Kantor Manajemen Mutu.

• Menerima penugasan dan arahan dari Rektor dalam pengelolaan dan pelaksanaan ketatausahaan.
• Mengkoordinasikan pengelolaan ketatausahaan meliputi administrasi umum, administrasi keuangan, kesekretariatan dan administrasi kepegawaian Kantor Manajemen Mutu.
• Mengkoordinasikan dan  mengarahkan staf dalam pelaksanaan pengelolaan administrasi umum, administrasi keuangan, dan kesekretariatan.
• Mengkoordinasikan pelaksanaanadministrasi umum, kesekretariatanadministrasi keuangan,administrasi kepegawaian Kantor Manajemen Mutu.

Peranan :

• Memberi penugasan dan arahan kepada staf administrasi Kantor Manajemen Mutu.
• Mengawasi pengelolaan administrasi umum, administrasi keuangan, kesekretariatan dan administrasi kepegawaian.

Indikator Prestasi :

• Terkoordinasikannya pelaksanaan administrasi umum, administrasi keuangan, kesekretariatan dan administrasi kepegawaian di Kantor Manajemen Mutu.  
• Terlaksananya kegiatan administrasi umum, administrasi keuangan, kesekretariatan dan administrasi kepegawaian sesuai dengan waktunya.
• Adanya dokumen laporan pelaksanaan administrasi umum, adminitrasi keuangan, administrasi kesekretariatan dan lancarnya proses administrasi kepegawaian sesuai dengan waktunya.

B. TUGAS TAMBAHAN

1.    Mewakili rapat yang berkaitan dengan tugas dan fungsi kedinasan.

1.1.Menerima tugas dan arahan dari Rektor yang berkaitan dengan tugas dan fungsi kedinasan.

1.2.Memberi arahan kepada Kepala Bidang dan staf untuk mempersiapkan bahan-bahan rapat.

1.3.Melaksanakan koordinasi dengan pihak-pihak dan unit-unit lain untuk kelancaran pelaksanaan rapat.

1.4.Memberikan masukan dalam rapat sehingga diperoleh hasil yang maksimal.

1.5.Melaporkan hasil rapat kepada Rektor.

Peranan :

• Memberi arahan kepada Kepala Bidang dan staf untuk menyiapkan bahan.
• Meminta bahan rapat kepada unit lain yang terkait.
• Memberikan masukan dan pendapat dalam rapat tersebut.

Indikator Prestasi :

·      Rapat berjalan sesuai dengan rencana.

C. TUGAS LAIN-LAIN

1.       Melaksanakan kegiatan yang tidak ada hubungan dengan tugas pokok dan fungsi.

1.1.  Menghadiri rapat undangan dari luar lembaga.

1.2.  Menghadiri rapat membantu unit Kerja lain.

1.3.  Melakukan kegiatan lain misalnya sebagai anggota tim penilai, mengajar, panitia, moderator, dsb.

Peranan :

·      Sebagai tenaga nara sumber.

Indikator prestasi :

·      Perolehan tanda mengikuti kegiatan.

2.   Melakukan perjalanan dinas dalam rangka mendapatkan informasi dan atau koordinasi dengan instansi terkait (Lembaga-lembaga Akreditasi dan Sertifikasi, Perguruan Tinggi dan instansi lain) untuk mendukung program kerja instansi.

2.1.  Menerima Surat Tugas untuk melakukan perjalanan dinas sesuai perintah pimpinan.

2.2.  Mempersiapkan bahan untuk proses koordinasi.

2.3.  Melakukan koordinasi dengan unit internal dalam rangka mendukung proses koordinasi dengan unit external.

2.4.  Melaporkan hasil koordinasi kepada Rektor.

Peranan:

·      Memberikan informasi dan kebijakan yang berhubungan dengan tugas.

Indikator Prestasi:

·      Adanya hubungan yang baik dengan unit external dalam bidang manajemen mutu.

3.   Melakukan perjalanan dinas dalam rangka sosialisasi untuk mendukung program kerja instansi.

3.1.  Menerima Surat Tugas untuk melakukan perjalanan dinas sesuai perintah pimpinan.

3.2.  Mempersiapkan bahan untuk proses sosialisasi fungsi lembaga.

3.3.  Melakukan koordinasi dengan unit terkait dalam rangka mendukung proses sosialisasi dengan unit unit dilingkungan IPB.

3.4.  Melaporkan hasil sosialisasi kepada Rektor.

Peranan :

·      Memberikan informasi tentang fungsi lembaga.

Indikator Prestasi :

·      Terbukanya wawasan unit unit tentang Kantor Manajemen Mutu.

4. Melakukan Koordinasi dengan unit kerja intern ataupun instansi lain yang terkait.

4.1.  Mempersiapkan bahan untuk pembahasan.

4.2.  Melakukan koordinasi dan konsultasi dengan unit kerja intern ataupun instansi lain yang berkaitan dengan kegiatan di Kantor Manajemen Mutu.

4.3.  Merangkum hasil pembahasan.

Peranan :

·      Melakukan konsultasi dengan unit kerja intern/instansi lain yang terkait.

Indikator Prestasi :

·      Terjalinnya kerja sama yang baik dan dapat diterapkannya hasil konsultasi/ koordinasi untuk mendukung kelancaran kegiatan di Kantor Manajemen Mutu.