SPMI adalah kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi di Perguraan Tinggi (PT) dan oleh PT, untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi oleh PT secara berkelanjutan

SPMI bersifat:

• mandiri (internally driven) tanpa campur tangan atau instruksi dari Pemerintah;
• berkelanjutan (continuously)

Undang-Undang Nomor 20 Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional (Sisdiknas), Pasal 50 ayat (6) mengamanatkan bahwa perguruan tinggi harus melakukan pengawasan secara internal atas pendidikan tinggi yang diselenggarakannya. Ketentuan tersebut dijabarkan lebih lanjut dalam Peraturan Pemerintah Nomor 19 Tahun 2005 tentang Standar Nasional Pendidikan yang mewajibkan struktur pengawasan horisontal di setiap satuan pendidikan dengan menerapkan sistem penjaminan mutu pendidikan. Sistem penjaminan mutu pendidikan tersebut bertujuan agar satuan pendidikan dapat memenuhi atau melampaui standar nasional pendidikan (SNP). Selanjutnya dalam Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi dinyatakan bahwa standar nasional pendidikan tinggi (SNPT) adalah SNP ditambah standar penelitian dan pengabdian kepada masyarakat. Sistem penjaminan mutu mencakup proses perencanaan, penerapan, pengendalian, evaluasi dan pengembangan standar mutu perguruan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan sehingga pemangku kepentingan baik internal maupun eksternal memperoleh kepuasan.

Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) merupakan salah satu sub sistem dari Sistem Penjaminan Mutu Perguran Tinggi (SPM-PT) yang dikeluarkan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan RI. SPM-PT mencakup tiga sub sistem, yaitu Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT) Nasional, Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME). Pangkalan data perguruan tinggi mencakup kegiatan sistemik dalam pengumpulan, pengolahan dan penyimpanan data serta informasi tentang penyelenggaraan pendidikan tinggi. SPMI merupakan kegiatan sistemik penjaminan mutu pendidikan tinggi oleh perguruan tinggi (internally driven) untuk mengawasi penyelenggaraan pendidikan tinggi secara berkelanjutan. SPME merupakan kegiatan sistemik penilaian kelayakan program studi dan/atau perguruan tinggi oleh BAN-PT atau lembaga akreditasi internasional misalnya Asean University Network Quality Assurance (AUN-QA). Untuk menjalankan SPMI pada program pascasarjana IPB diperlukan standar mutu yang merupakan indikator capaian mutu

SPMI IPB

Penjaminan mutu merupakan kegiatan yang harus dilakukan dalam rangka peningkatan mutu produk dan layanan secara berkelanjutan pada seluruh aspek penyelenggaraan perguruan tinggi di IPB. Sistem penjaminan mutu IPB periode mencakup  penjaminan mutu akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) dan non-akademik (administrasi dan manajemen perguruan tinggi).

A. Penjaminan Mutu

1. Sesuai dengan Renstra IPB, tujuan strategis IPB lima tahun ke depan adalah: a) Menguatkan sistem pendidikan dan kemahasiswaan dengan fokus menghasilkan lulusan yang kompeten, cerdas dan kompetitif; b) Meningkatkan jumlah dan mutu penelitian terintegrasi sehingga  menghasilkan temuan ilmu pengetahuan, paket teknologi yang bermutu dan bermanfaat  bagi masyarakat (swasta, pemerintah dan lainnya); c) Meningkatkan kesejahteraan dosen, tenaga penunjang, dan bantuan/subsidi bagi pendidikan mahasiswa; d) Meningkatkan kapasitas sumberdaya untuk membangun ketangguhan institut,  dan e) Menguatkan sistem manajemen untuk menyempurnakan sistem manajemen institut dalam rangka mencapai kesehatan organisasi.
2. Untuk mencapai keberhasilan pelaksanaan program kerja tersebut berbagai upaya harus dilakukan, terutama melalui mobilisasi seluruh sumberdaya yang dimiliki IPB.  Keberhasilan pelaksanaan program kerja tersebut harus dapat diukur secara kuantitatif melalui pencapaian indikator-indikator utama yang disusun secara cermat dalam suatu sasaran mutu institut. Seluruh unit kerja harus bekerja keras agar dapat memenuhi sasaran mutu yang telah ditetapkan melalui pelaksanaan standar-standar dan parameter-parameter yang ada di dalamnya. Untuk menjamin agar target-target capaian yang ada dalam sasaran mutu tersebut dapat terealisasi sesuai dengan waktu yang ditentukan, maka diperlukan suatu sistem penjaminan mutu (quality assurance system) yang handal dan dapat dilaksanakan di seluruh unit akademik maupun non-akademik IPB.

3. Keberadaan sistem penjaminan mutu merupakan wujud dari komitmen institusi untuk meningkatkan mutu secara berkelanjutan, terarah dan akuntabel. Untuk itu berbagai aktivitas penyelenggaraan akademik dan non akademik harus secara konsisten melaksanakan prosedur operasional dan berusaha memenuhi sasaran mutu yang telah ditetapkan. Seluruh sistem manajemen yang mengarahkan dan mengendalikan suatu institusi dalam penetapan kebijakan, rencana implementasi dan proses atau prosedur penjaminan mutu serta pencapaiannya secara berkelanjutan disebut Sistem Manajemen Mutu (Quality Management System).
4. Manajemen mutu yang baik akan memberikan kemampuan institusi untuk melakukan kontrol, menciptakan stabilitas, prediktabilitas, dan kapabilitasnya sebagai institusi. Dengan adanya sistem penjaminan mutu yang baik, institusi akan terbantu dalam mempertahankan, dan meningkatkan kualitas produk dan kualitas layanan. Sistem manajemen mutu akan sangat membantu institusi untuk dapat bertindak lebih baik dibanding sebelumnya.

5. Melalui proses-proses monitoring, assessment dan evaluation terhadap langkah-langkah peningkatan mutu serta pencapaiannya, maka IPB akan mengetahui posisinya saat ini terhadap visi yang akan dicapainya.  IPB juga dapat mengukur diri apakah telah dapat melaksanakan misinya atau belum. Proses penetapan dan pemenuhan standar mutu pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan berkelanjutan tersebut disebut penjaminan mutu (Quality Assurance).  Dalam penjaminan mutu, institusi harus menetapkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan, memelihara dan meningkatkan secara berkelanjutan (continual improvement) sistem manajemen mutunya sesuai dengan persyaratan, pedoman dan standar yang telah ditentukan.
6. Sistem manajemen mutu merupakan bagian integral dari siklus Shewhart yaitu Plan-Do-Check-Action (PDCA), yang secara operasional dimaknai sebagai: 1) Tulis apa yang dilakukan/dikerjakan,  2) Kerjakan/lakukan yang telah ditulis, 3) Lakukan monitoring-assessment-evaluation, 3) Pertanggungjawabkan yang telah dikerjakan/dilakukan, dan 4) Lakukan upaya tindak lanjut untuk pencapaian target mutu yang telah ditetapkan.

B. Organisasi

1. Penjaminan mutu IPB dilakukan baik pada bidang akademik (pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat) maupun pada bidang non-akademik (administrasi dan manajemen perguruan tinggi).  Oleh karena itu organisasi mutu harus disesuaikan dengan ruang lingkup tersebut.
2. Pada tingkat Institut, penjaminan mutu menjadi tanggung jawab Rektor yang pelaksanaannya dikoordinasikan oleh Kantor Manajemen Mutu (KMM). Lingkup kerja KMM mencakup seluruh penyelenggaraan perguruan tinggi di IPB, baik bidang akademik maupun non-akademik.  KMM bertugas dalam: 1) pengkoordinasian perencanaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan di IPB, 2) pengkoordinasian pembuatan perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu di IPB, 3) pengkoordinasian dalam monitoring pelaksanaan sistem penjaminan mutu, 4) mengkoordinasikan pelaksanaan internal asessment dan 5) pengkoordinasian pelaksanaan pelaporan pelaksanaan penjaminan mutu di IPB kepada Rektor.
3. Kepala KMM akan berfungsi sebagai Manajer Representatif (MR) tingkat Institut, Wakil Dekan berfungsi sebagai MR di tingkat Fakultas/Sekolah, Sekretaris LPPM berfungsi sebagai MR di LPPM dan Sekretaris Departemen berfungsi sebagai MR di tingkat Departemen, dan Sekretaris Pusat berfungsi sebagai MR di tingkat Pusat. Penekanan fungsi setiap level organisasi penjamin mutu, di tingkat Institut ditekankan pada fungsi manajemen mutu terpadu (Total Quality Management/TQM), di tingkat Fakultas/Sekolah dan LPPM ditekankan pada fungsi penjaminan mutu (Quality Assurance/ QA) dan di tingkat Departemen, Pusat, Direktorat, Kantor, Biro, dan unit kerja setara lainnya ditekankan pada fungsi pengendalian mutu (Quality Control/QC).
4. Pada tingkat Institut dibentuk Komite Penjaminan Mutu Institut (KPMI) yang anggotanya terdiri dari seluruh Wakil Dekan, Sekretaris LPPM, Direktur, Kepala Biro, dan Kepala Kantor terkait.  KPMI dibentuk melalui Keputusan Rektor. Tugas KPMI adalah  membantu KMM dalam a) Mengkaji dan merumuskan kebijakan mutu, standar mutu, pedoman pelaksanaan dan sosialisasinya, b) Mengkaji hasil penilaian dari asesor dan merekomendasikan tindakan perbaikan dari sistem penjaminan mutu IPB, c) Mendapatkan penjelasan dari individual atau unit kerja di lingkungan IPB berkaitan dengan pemenuhan sasaran mutu dan implementasi penjaminan mutu baik bidang akademik maupun non-akademik, d) Menggali informasi dari berbagai sumber tentang berbagai hal yang berkaitan dengan peningkatan pengetahuan dan implementasi manajemen mutu perguruan tinggi, dan e) Pembuatan laporan pencapaian mutu IPB kepada Rektor
5. Pada tingkat Fakultas/Sekolah dan LPPM dibentuk Gugus Penjaminan Mutu (GPM) diketuai oleh Wakil Dekan/Sekretaris LPPM yang beranggotakan Sekretaris Departemen/beberapa Kepala Pusat yang ditentukan oleh Kepala LPPM. Pada tingkat Rektorat, Wakil Rektor langsung berfungsi sebagai penjamin mutu Direktorat/unit lain di bawah koordinasi.  GPM membantu Dekan/Kepala LPPM dalam a) Mengawal proses penetapan dan pemenuhan standar mutu/sasaran mutu pengelolaan pusat-pusat/departemen/ direktorat/unit lain yang ada di lingkup kerjanya secara konsisten dan berkelanjutan, b) Melakukan monitoring setiap saat terhadap seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, c) Melakukan evaluasi secara periodik terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, d) Membuat laporan dan rekomendasi tindakan korektif secara periodik kepada Kepala LPPM/Dekan atas hasil monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan, e) Melakukan verifikasi terhadap laporan evaluasi diri yang dibuat setiap tahun oleh unit di lingkup kerjanya. GPM dibentuk melalui SK Dekan/SK Kepala LPPM.
6. Pada tingkat Departemen, Pusat Penelitian, Direktorat dan unit lain yang selevel dibentuk Gugus Kendali Mutu (GKM) yang beranggotakan 3-5 orang anggota, diketuai oleh Sekretaris departemen/Pusat yang bersangkutan. Direktur atau Kepala Unit lain di bawah koordinasi Wakil Rektor langsung berfungsi sebagai pengendali mutu di unitnya masing-masing. Tugas GKM adalah membantu Ketua Departemen, Kepala Pusat, Direktur/Kepala Unit lainnya dalam a) Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non akademik sesuai dengan prosedur, ketentuan, perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, b) Melakukan monitoring pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non akademik agar dapat memenuhi standar mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan, c) Melakukan evaluasi bersama Ketua Departemen, Kepala Pusat, Direktur/Kepala Unit lainnya untuk tindakan korektif yang lebih dini terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, d) Pengkoordinasian pembuatan laporan evaluasi diri mengikuti standar-standar dan parameter yang telah ditentukan. GKM dibentuk melalui SK Ketua Departemen/SK Kepala Pusat/unit lainya. Dalam implementasi sistem penjaminan mutu,  KMM, GPM dan GKM berkoordinasi untuk mencapai sasaran mutu yang ditetapkan.
7. Kerangka organisasi pejaminan mutu dapat dilihat pada Tabel 1, sedangkan struktur organisasi penjaminan mutu di tingkat Wakil Rektor dan Direktorat, Fakultas dan Departemen, Sekolah dan Program, LPPM dan Pusat Penelitian serta Direktorat Diploma dan Program Keahlian dapat dilihat pada Gambar 1, 2, 3, 4 dan 5.

Tabel 1. Kerangka Organisasi Penjaminan Mutu IPB

Gambar 1. Diagram Struktur Organisasi Penjaminan Mutu Direktorat di bawah Wakil Rektor.

Gambar 2. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Fakultas dan Departemen.

Gambar 3. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Sekolah dan Program

Gambar 4. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Pusat-Pusat di bawah koordinasi LPPM.

Gambar 5. Diagram Struktur Organisasi Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu di Direktorat Program Diploma.

C. Pelaksanaan Penjaminan Mutu

1. Penjaminan mutu di IPB dilakukan melalui implementasi manajemen mutu terpadu yang melekat pada struktur organisasi yang berlaku di IPB dan berada pada seluruh tingkatan secara berjenjang. Pada tingkat Institut, KMM dibantu oleh KPMI. KMM melakukan koordinasi dengan unit-unit terkait di level Rektorat untuk membuat atau merevisi Prosedur Operasional Baku (POB) yang diterbitkan melalui SK Rektor. POB tersebut mencakup prosedur sebagian besar penyelenggaraan program pendidikan di IPB yang terpisah dari Panduan Penjaminan Mutu.
2. Fakultas/Sekolah dan LPPM dengan struktur organisasi penjaminan mutu yang ada membuat sasaran mutu Fakultas/Sekolah, panduan penjaminan mutu Fakultas/Sekolah dan standar mutu yang selaras dengan standar mutu, sasaran mutu dan POB yang telah ditetapkan di tingkat IPB.
3. Pelaksana Program, yaitu Ketua Departemen, Kepala Pusat, Ketua Program di bawah Sekolah Pascasarjana (Program Studi Manajemen Bisnis, Pengelolaan Sumberdaya Alam dan Lingkungan/PS-PSL, Primatologi, Bioteknologi, dan Profesional Industri Kecil Menengah) dan Ketua Program Keahlian di bawah Direktorat Diploma  bertanggungjawab atas tersusunnya spesifikasi program, prosedur pelaksanaan program dan akivitas, sasaran mutu yang sesuai dengan sasaran mutu, panduan penjaminan mutu dan POB yang telah ditetapkan di tingkat.  Pelaksana program bertanggungjawab atas terlaksananya proses akademik dan non akademik, melakukan monitoring dan evaluasi pelaksanaan dan hasil, serta perbaikan dan penyempurnaan seluruh kegiatan di unitnya, dibantu oleh GKM.
4. Pada Gambar 5 dapat dilihat alur pelaksanaan penjaminan mutu di IPB. KMM dibantu oleh KPMI membuat membuat standar, sasaran mutu dan panduan penjaminan mutu institut.  Unit kerja Melalui GPM dan GKM menjabarkan dan melaksanakan standar mutu, sasaran mutu dan panduan penjaminan mutu tersebut di unit masing-masing sesuai dengan situasi yang ada di unitnya masing masing, sehingga dapat memenuhi sasaran mutu yang ditetapkan.
5. Kantor Audit Internal sebagai mitra KMM melakukan audit kepada seluruh unit dalam rangka peningkatan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan, perjanjian dan POB yang berlaku.

Gambar 6. Alur Pelaksanaan Implementasi Penjaminan Mutu IPB

6. IPB akan menugaskan beberapa dosen dan tenaga kependidikan untuk menjadi Asesor Internal.  Para asesor akan mengikuti pelatihan terstruktur sebelum melakukan tugas sebagai asesor. Asesor akan melakukan asesmen terhadap program-program akademik dan non-akademik di seluruh IPB.  Asesor akan menilai tingkat kinerja unit terhadap target sasaran mutu yang telah ditetapkan.  Selanjutnya hasilnya dikonfirmasikan kepada unit bersangkutan sebelum dilaporkan kepada pimpinan terkait.  Pimpinan melakukan tindakan-tindakan koreksi terhadap hasil asesmen.
7. Hasil audit yang dilakukan oleh auditor (KAI) dan hasil penilaian yang dilakukan oleh Asesor (KMM) merupakan umpan balik untuk melakukan penyesuaian terhadap sasaran mutu, standar mutu dan pedoman penjaminan mutu dalam rangka pembuatan sasaran mutu baru sehingga proses peningkatan mutu secara berkelanjutan terus berjalan.
8. Anggaran  untuk melaksanakan proses penjaminan mutu dibebankan pada anggaran IPB.

D. Pelaksanaan Penilaian (Asesmen dan Audit) Unit Kerja

Prosedur asesmen internal melibatkan seluruh organisasi penjaminan mutu yang ada di IPB dan berakhir dengan dilaporkannya hasil asesmen internal kepada Rektor oleh KMM. Prosedur tersebut adalah sebagai berikut:

1. Kantor Manajemen Mutu (KMM) atas nama Rektor mengingatkan penanggung jawab program (Dekan Fakultas, Dekan Sekolah, Kepala LPPM, Ketua Departemen, Direktur, Kepala Kantor, Kepala Biro, Direktur/Ketua Program dan Kepala Pusat) untuk melaksanakan evaluasi diri dan ditembuskan kepada Rektor.
2. Pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu dari setiap tingkat organisasi penjamin mutu. GPM dan GKM membuat laporan evaluasi diri.
3. GPM dan GKM mengumpulkan semua data dan informasi yang diperlukan mengenai kondisi, profil dan kinerja program dan menyusun laporan evaluasi diri mengkuti standar-standar dan mengacu pada sasaran mutu yang telah ditetapkan. GPM mengirimkan laporan evaluasi diri kepada Dekan, Kepala LPPM.
4. GKM mengirimkan laporan evaluasi diri kepada ke Ketua Departemen, Direktur, Direktur/Ketua Program dan Kepala Pusat.  Untuk penyelenggara program pendidikan, evaluasi diri dilakukan secara terpisah untuk masing-masing Program Studi (mayor) S1, S2, S3.  Setiap evaluasi diri Program Keahlian di Direktorat Program Diploma juga dibuat secara terpisah. Evaluasi diri tersebut kemudian dikirimkan dari GKM ke GPM Fakultas/Sekolah/LPPM atau dari Direktorat ke Wakil Rektor untuk evaluasi diri Direktorat.  Dokumen evaluasi diri harus dapat menunjukkan kinerja unit, terutama dari capaian indikator utama dari sasaran mutu yang telah ditetapkan
5. Laporan evaluasi diri selanjutnya diserahkan ke KMM yang kemudian akan menjadi bahan penilaian sistem penjamin mutu.
6. KMM bersama KAI melakukan koordinasi dengan Tim Asesor-auditor untuk melakukan penilaian terhadap capaian sasaran mutu. Penilaian dilakukan melalui desk evaluation terhadap laporan evaluasi diri yang dibuat dan visitasi ke unit kerja yang bersangkutan.
7. KMM dan KAI berkoordinasi dengan Tim Asesor-auditor membuat laporan pelaksanaan penjaminan mutu perguruan tinggi kepada Rektor. Proses asesmen unit kerja dapat dilihat pada Gambar 5.
8. KMM bersama KAI berkoordinasi untuk menentukan peringkat kualitas unit penyelenggara akademik maupun non akademik di IPB yang dapat menjadi dasar dalam pemberian penghargaan kualitas (quality reward).
9. Pelaksanaan evaluasi diri dan asesmen dilakukan setiap semester dan/atau setiap tahun untuk penyelenggaraan program tahun sebelumnya.

Gambar 7.     Diagram Alur Proses Penilaian (asesmen dan audit) Unit Kerja.

D. Standar

Standar yang dipergunakan adalah mengadopsi standar-standar yang digunakan oleh BAN-PT dengan beberapa modifikasi disesuaikan dengan ruang lingkup penjaminan mutu di IPB. Pengadopsian tersebut untuk memudahkan proses akreditasi program-program pendidikan dan akreditasi institusi yang dilakukan secara periodik oleh BAN-PT. Borang-borang evaluasi diri sedapat mungkin juga mengadopsi borang evaluasi diri yang digunakan BAN-PT. Penyusunan evaluasi diri dilakukan sesuai dengan standar-standar tersebut sebagai proses/kegiatan pendorong untuk mencapai target sesuai dengan indikator utama yang tertera pada sasaran mutu IPB.  Standar-standar tersebut akan selalu divaluasi sesuai dengan dinamika perkembangan yang ada di dalam maupun di luar IPB. Standar dan parameter-parameternya dapat dilihat pada Tabel 2, sedangkan sumber-sumber lain dalam evaluasi diri dapat dilihat pada Tabel 3.  Unit akademik dan non-akademik dapat menggunakan seluruh atau sebagian dari standar-standar tersebut sesuai dengan ruang lingkup unit bersangkutan.

buku yang sudah tersusun oleh KMM antara lain adalah sebagai berikut